Apostilla según la Convención de la Haya, Súper legalización y legalización de firma, copia o traducción

Aunque dan miedo todos esos términos en realidad no se trata de trámites tan complicados. El problema es que la gente que no tiene experiencia con los trámites internacionales no tiene por qué entender la diferencia entre ellos y por eso se pierde entre los términos o los confunde entre sí.

Varias veces me pasó y me sigue pasando que gracias a que las embajada simplemente exigen un acta apostillado el solicitante lo entiende como un acta sellado por notario y ya. El problema es que aquella confusión luego causa a un atraso enorme en el momento que quiere usar su documento originario del otro país. Recuerdo una anécdota de la época en la que me estaba entrenando en el Departamento de legalizaciones en la que el humor negro de la que me entrenaba hizo llorar a una feliz recién casada y recién regresada de Ecuador. La chica llegó feliz con su acta de matrimonio preguntando: “¿Y ahora qué debo hacer con este acta?” Mi “maestra” revisó el acta y le contestó regresándoselo sin piedad: “Regresarse a Ecuador”.

La cosa es que aquellos contratiempos son tal vez solamente un problema de traducción. Por eso voy a explicar todos esos sellos, timbres, apostillas, legalizaciones y hasta la súper 😀 legalizacón – obviamente basándome en el Español mexicano y en como los entiende el gobierno de la RCH para sus trámites del Registro civil, solicitudes de becas, revalidaciones de diplomas o simplemente para las solicitudes de visas… Aunque en realidad para lo que sea porque cualquier documento legal emitido fuera de la RCH (excepto de los que emiten las embajadas de la RCH) para que sea válido en la RCH requiere algúna forma de legalización.

El sello – cualquier sello – aunque fuera hecho de una papa, obviamente que en el caso de los documentos legales el sello hecho de papa no será muy útil que digamos…

El timbre – por lo menos yo lo entiendo como una estampilla o sea alguna calcomanía de valor oficial que se pegó al documento.

La apostilla – digamos que es una anotación o puede ser un sello también. El diccionario dice: “Nota o conjunto de notas que sirven para comentar, aclarar o completar un texto” o “Acotación que interpreta, aclara o completa un texto”. Una apostilla ordinaria puede no tener valor legal por muchos sellos y firmas que se le pongan!!! no necesariamente legaliza  algo y solamente la Apostilla según la Convención de la Haya sirve para lograr que los documentos nacionales sean válidos al nivel internacional!!!

La apostilla según la Convención de la Haya o Apostille – puede tener forma de un sello o puede ser una calcomanía o puede ser simplemente impresa. Y es justamente esa famosa APOSTILLA que las embajadas quieren ver en sus documentos! Bueno, por lo menos las embajadas de los países que la exigen – en la mayoría son países signatarios de la Convención de la Haya aunque algunos de los que firmaron luego prefieren la Súper legalización y al contrario algunos que no firmaron aceptan la Apostilla según la Convención de la Haya – o sea que SIEMPRE consulten su caso específico!!! en el Ministerio de Relaciones Exteriores (o embajada) correspondiente al país para el que será utilizado su documento.

La Apostilla según la Convención de la Haya no hace nada más que legalizar o autenticar o cotejar la firma y el sello que aparecen en el documento legal  pero lo hace de un modo anteriormente acordado entre los miembros de la Convención de la Haya – por lo mismo siempre es muy parecida para todos los países que la usan. Con esta “súper” apostilla el gobierno que la emite garantiza al otro gobierno (de los que aceptaron su uso) que el documento en el que aparece es legal, aunténtico, firmado por persona adecuada con cargo adecuado y por eso aceptable y confiable.

En realidad es muy lógico. Difícilmente la Policía de migración checa va a poder ser capaz de comprobar la validez de la firma o del sello de la “licenciada Lupita Perez” quién firmó su acta de antecedentes no penales. Esa firma la puede cotejar solamente el gobierno del país que respalda su acta de antecedentes no penales o sea el que le da el cargo a la “lincenciada Lupita Perez”.

Todo este trámite como si fuera una cadena – a veces corta a veces desquiciante – de cotejos o legalizaciónes de firmas y que termina con la firma de la persona autorizada para firmar la Apostilla de la Convención de la Haya en el país en el que se emitió tal documento.

Apostilla segun la Convencion de la Haya por República Checa

A veces antes de poner la Apostilla de la Convención de la Haya hay que hacer otros tipos de legalizaciónes. Depende del país o incluso de la entidad federativa. También depende por ejemplo, como en México, quien es el que originalmente emitió el documento – si el gobierno local o el federal. Igualmente varia mucho el precio que se cobra por esta el trámite.

Del mismo modo tendrán que obtener la Apostilla según la Convención de la Haya para sus documentos emitidos en la RCH si requieren su presentación ante los gobiernos de sus países (si son los que la exigen)!!! O sea que si en la RCH consiguen diplomas, actas del registro civil, etc… ni se les ocurra regresar a sus países antes de que esos documentos lleven la Apostilla según la Convención de la Haya emitida por el gobierno Checo – o van a terminar como la recién casada en Ecuador :D.

Sí, teóricamente se puede hacer este trámite por medio de las embajadas, pero tarda mucho, por los reenvíos internacionales y nacionales (si no tienen otra opción lo mejor es enviarle el documento via algúna mensajería rápida a su buen amigo y familiar y pedirle el favor que consiga apostillar adecuadamente el documento),  y en el caso de los diplomas emitidos en la RCH creo que ni siquierea es posible ya que el Ministerio de Relaciones Exteriores no tiene como cobrar el importe exigido por el Ministerio de Educación para la legalización de firma y sello del director/rector del instituto antes de que se pueda poner la Apostilla según la Convención de la Haya.

Apostilla segun la Convencion de la Haya por México

Está enredado? Para nada… así suena solamente porque estoy generalizando. Por ejemplo un acta de antecedentes no penales – federal – emitido en la Ciudad de México: la apostilla la pone directamente la Secretaría de Gobernación.  El título universitario primero requiere una legalización de la firma del rector por parte de la Secretaría de la Educación Pública y luego la Apostilla según la Convención de la Haya que legaliza la firma realizada por Secretaría de la Educación Pública, se la pone la Secretaría de Gobernación. Si se trata de un acta de nacimiento que expidió gobierno local también la Apostilla según la Convención de la Haya la emitirá el mismo gobierno local! Siempre es una cadena de firmas. Se empieza con el organizmo inferior, se sigue con el que le es superior y se termina generalmente con la Secretaría de Relaciones Exteriores del país emitor del documento.

Signatarios de la Convención de la Haya: http://www.hcch.net/index_en.php?act=states.listing y Países no miembros pero contratantes (o sea que aceptaron algunos convenios de la Convencion de la Haya): http://www.hcch.net/index_es.php?act=states.nonmember – para saber el país que buscan requiere Apostilla o Súper legalización hagan click en el nombre del país – si aparece Convenio de 5 de octubre de 1961 Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros van a necesitar la Apostilla según la Convención de la Haya, si no aparece aquel convenio entonces tendrán que conseguir la Súper legalización.

Más sobre la Convención de la Haya:  http://www.hcch.net/index_es.php?act=text.display&tid=37

Más sobre la Apostilla según la Convención de la Haya: http://www.hcch.net/index_es.php?act=conventions.text&cid=41

La súper legalización – es el equivalente de la Apostilla según la Convención de la Haya para los documentos expedidos por los países que no aceptan la Apostilla de la Convención de la Haya. Es un poquito más complicada ya que implica otro paso – cotejo de la firma expedida generlamente por el Ministerio de Relaciones Exteriores del país que respalda el documento por la embajada del país (asignada para el país emitor del documento) para cual se utilizará aquel documento.

En realidad son muchos menos los países que exigen la súper legalización – de las hispanohablantes – Bolívia, Chile, Cuba y Guatemala (pero por favor no se confíen y consulten su caso específico).

Nuevamente sólo es una cadena de legalizaciónes o si quieren cotejos de las firmas y sellos que lleva el documento. El ejemplo pueden ser por ejemplo documentos guatemaltecos.  En el caso de un acta de nacimiento primero requieren la legalización de la firma del que expidió el acta (registro civil) por el Registro Central. Luego la firma del Registro Central se tiene que legalizar por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Guatemala y luego la firma de aquel ministerio tiene que ser Súper legalizada por la Embajada de la República Checa en México (ya que la embajada Checa correspondiente para Guatemala está en México).

Igualmente funciona al revés o sea que un acta de nacimiento checo que será utilizado en Guatemala primero tiene que ser legalizado por el ayuntamiento (o consejo municipal) superior al registro civil que expedió el acta. Luego la firma del ayuntamiento tiene que ser legalizada por el Ministerio de Relaciones Exteriores. La firma del Ministerio de Relaciones Exteriores debe ser súper legalizada por la Embajada de la República de Guatemala en Viena que está acreditada para la Rep. Checa.

Legalización de la firma -es digamos la autentificación de su firma… su firma, gracias a la legalización, es como una firma hecha ante el notario. De hecho así su firma adquiere el mismo valor como una firma hecha ante un notario de la RCH. El consulado de las embajadas checas puede legalizar su firma siempre cuando esté personalmente presente!!! Tendrá que identificarse con su pasaporte. O pueden firmar ante el cónsul o presentarán el documento ya firmado pero declararán personalmente que la firma que aparece en él es auténtica y hecha con su propia mano. Bajo la firma se pone un sello o una fórmula notarial impresa y la firma del quien legaliza. Así como la firma ante el notario también este trámite se cobra. Muy probablemente, si quieren usar su firma legalizada por la embajada en algun país que no fuera la RCH, no será aceptada ya que cada país tiene sus notarios. O sea que pedir la legalización de la firma en un documento mexicano que luego utillizarán en México no tiene ningún sentido.

Legalización de la copia -para algunos trámites les conviene no entregar el original sino su copia legalizada – digamos copia notarial. También en este caso la embajada checa puede suplir al notario checo. La persona quien legaliza la copia tendrá que o hacer personalmente la copia o cotejar la copia anteriormente hecha con el original. Luego pondrá un sello o imprimirá una formula notarial y la firmará. Igualmente la legalización de la copia es un trámite por el que tendrán que pagar. Del mismo modo como es muy probable que las autoridades que no fueran las checas no les aceptarán la firma legalizada por la embajada checa, puede ser que no les aceptarán la copia legalizada del mismo modo. O sea que si la copia que van a usar no es para algún trámite de la RCH conviene buscar al notario del país en el que usarán ese documento.

Legalización de la traducción – ya que en varios países no hay peritos traductores – o hay muy pocos – a los que requieren una traduccion oficial (legal, etc) se les ofrece la posibilidad de presentar ante la Embajada de la Rep. Checa traducción hecha por un traductor no-oficial (quien no es perito traductor reconocido por la institucion correspondiente en el país extranjero o por su equivalente en la RCH). Aquella traducción será cotejada con el original generalmente por el cónsul de la embajada checa y si corresponde perfectamente será cosida con el original (para que no se pueda separar). Igualmente se pondrá un sello o una fórmula notarial y será firmada por quien la legalizó. En mayoría de los casos este trámite se cobra.

En este caso el uso de la legalización de la traducción hecha por la embajada checa fuera del territorio checo es medio complicado. Teóricamente las autoridades extranjeras deberían aceptarla porque lleva el sello de la embajada checa correspondiente a su país, pero algunas exigen la traducción hecha por SU perito traductor. Depende… por ejemplo en el caso de México me consta que el Instituto Nacional de Migración, Registro Civil (DF- Delegación Benito Juarez) y la Secretaría de Relaciones Exteriores aceptaron las traducciones del Checo al Español legalizadas por la Embajada Checa en México sin ningún problema. Es cosa de preguntar. Pero este tema pide mucho más espacio por lo que lo dejo para otro día…

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3 respuestas a Apostilla según la Convención de la Haya, Súper legalización y legalización de firma, copia o traducción

  1. Pingback: Apostilla acá, apostilla allá… | Czechmex

  2. Hola, tengo una duda.
    Estoy haciendo mis trámites para obtener una visa holandesa. Ellos me pidieron apostillar mi acta de nacimiento, traducirla y apostillarla.
    Ya está apostillada y traducida por perito del Estado. Quise apostillar la traducción pero me informan que no es necesario porque está traducida por un perito y, aparte, documentos que no están en español no pueden apostillarse.
    Sería valida esta traducción unicamente con el sello del perito traductor?

    Gracias!

    • czechmex dijo:

      Hola. Bueno depende de donde es el perito traductor. Si esta registrado ante el gobierno mexicano o ante el gobierno holandes. No se como funciona con Holanda pero entre Mexico y la RCH funciona de tal modo que mutuamente no se aceptan sus peritos traductores. O sea que si vas a registrar algun documento checo en Mexico tienes que primero conseguir la apostilla segun la convencion de la haya y luego contactar el perito traductor nombrado por el gobierno mexicano. Si al contrario por ejemplo necesitas presentar una carta de antecedentes no penales emitida en Mexico ante el consulado checo pues primero consigues la apostilla segun la convencion de la haya con la SEGOB mexicana y luego o contactas un perito traductor nombrado por el gobierno checo (que no hay ninguno en Mexico asi que tendrias que mandar los originales a la RCH donde hay muchos) o contactas a cualquier traductor y solicitas la traduccion sencilla (aunque sea perito traductor nombrado por mexico, porque la RCH no lo nombro y no lo examino por lo que no lo acepta) y luego en la embajada hacen la legalizacion (o certificacion) de la traduccion. En ese momento la traduccion tiene el valor legal de una traduccion hecha por un perito traductor nombrado por el gobierno checo.
      Yo creo que lo que te pide la embajada holandesa es 1. la apostilla segun la convencion de la haya para tu documento mexicano, 2. traduccion sencilla o hecha por un perito traductor nombrado por el gobierno holandes, 3. legalizacion de la traduccion por el consulado holandes. Pero no me consta.
      Obviamente no te pueden dar la apostilla segun la convencion de la haya para tu traduccion. La apostilla no es otra cosa que legalizacion de una firma. No importa el contenido o el idioma del documento. Pero probablemente si quisieras la apostilla para una firma de un perito traductor necesitaras la certificacion de la suprema corte (ya que ante ella debe estar registrado el traductor) y luego la apostilla… y luego de nuevo traducir todos esos sellos… seria una tonteria.
      Lo que te recomiendo es preguntar directamente en el consulado y sobre todo preguntar si el perito traductor que te hizo la traduccion fue nombrado por el gobierno holandes o sea si Holanda lo acepta. Si no, entonces seria la cosa que solicites la legalizacion de la traduccion si el consulado holandes la hace…
      Que desastre esto de la burrocracia… pero aguanta.

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